Как мы работаем

Мы предоставляем нашим клиентам не просто услуги по формированию бухгалтерской и налоговой отчетности, а бухгалтерское сопровождение. Бухгалтерское сопровождение – это процесс постоянного взаимодействия клиента и его сотрудников с сотрудниками Агентства.

В Агентство регулярно от одного до четырех раз в месяц (в зависимости от объема документооборота клиента) передаются первичные документы клиента. Документы может привозить курьер клиента, или можно воспользоваться курьерскими услугами нашего партнера. Разовая доставка документов стоит от 250 до 450 рублей. Клиент может оплачивать эти услуги самостоятельно, или мы включаем это условие в стоимость договора на бухгалтерское обслуживание.

К первичным документам, передаваемым в Агентство, относятся: накладные, акты, счета-фактуры, банковские выписки (если мы имеем доступ к программе Банк-клиент, то выписки мы получаем сами), Z-отчеты, кассовые чеки, билеты, командировочные удостоверения и т.п. Если на момент передачи документов, какие-то документы имеются только в копиях, то в дальнейшем обязательно необходимо предоставить оригиналы этих документов. Мы обязательно держим это на контроле и время от времени высылаем список документов, не переданных нам в оригинале.
Желательно, во избежание недоразумений, организовать передачу документов по описи или реестру. Иногда составление указанной описи требует неоправданных временных затрат, и чаще всего после установления доверительных отношений с клиентами, мы не настаиваем на этом. Мы очень бережно относимся к любым «бумажкам», поэтому у нас никогда не пропадают документы, но иногда теряются. Это, значит, что их положили не на свое место, и они обязательно обнаружатся через какое-то время.

Также клиенты передают копию своей электронной базы, в которой они осуществляют ведение бухгалтерии в том объеме, какой им необходим. Это может быть программа 1С конфигурации 7.7 или 8, как бухгалтерская, так и складская. Кто-то из клиентов формирует в ней только отгрузочные документы, а кто-то также приходует все товары, материалы и услуги, и даже отражает оплаты.
Мы выгружаем данные за текущий месяц из программы клиента с нашу бухгалтерскую программу, и после этого проводим на основании переданных нам бумажных документов. Кроме того, мы осуществляем ввод в нашу программу тех документов, которые не проводит клиент, проводим банковские выписки, авансовые отчеты и кассовые операции.

Наши сотрудники обязательно проводят контроль качества предоставленных нам документов, и выявляют те ошибки в документах, которые могут привести к доначислению налогов, например, отсутствие обязательных реквизитов или ошибочные реквизиты, а также факсимиле в счет-фактуре. Обо всех выявленных неточностях мы сообщаем клиенту.
Наши бухгалтера анализируют полученные данные на предмет всевозможных несогласований. Так мы выявляем ситуации, когда деньги поступают от одного контрагента, а отгрузка производится другому. В результате завышается база по НДС и налог к уплате. Кроме того, мы помогаем клиентам отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженность.
По результатам месяца мы предоставляем клиентам оборотно-сальдовые ведомости по покупателям и поставщикам, а также сверки по всем интересующим контрагентам. Мы всегда стараемся выявлять недостающие документы, например, отслеживаем предоставление документов по ежемесячным платежам (аренда, телефония, хостинг, интернет и т.д.), а также документы по «зависшим» проплатам.

По мере необходимости наши сотрудники связываются для уточнения с сотрудниками клиента, а иногда мы непосредственно обращаются в бухгалтерии контрагентов наших клиентов для более быстрого и четкого решения возникающих вопросов.

Бывает что для решения вопроса о правомерности принятия в расходы определенных затрат необходимо провести анализ договора, заключенного нашим клиентом. Такой анализ проводит наш юрист.

По окончании текущего месяца, мы запрашиваем у наших клиентов сведения для начисления зарплаты. Эти сведения предоставляются в виде табеля и отклонений (больничные листы, приказы и приеме на работу, об увольнении, об отпуске, о премировании и т.п.). Хотя, конечно, увольнение нужно рассчитывать днем увольнения, а отпуск за три дня до начала отпуска, а не по окончании месяца. Но, если клиенты вовремя не сообщают нам о таких событиях, мы не можем вовремя предоставить им расчет, и клиент, не по нашей вине, допускает нарушения, за которые, в принципе, он может быть оштрафован.
На основании полученных данных наши сотрудники рассчитывают зарплату и налоги с ФОТ. По согласованию с клиентом мы или сами переводим заплату сотрудникам и уплачиваем рассчитанные налоги (если у нас есть доступ к программе Банк-клиент), или высылаем клиенту расчетную ведомость с суммами к выплате и налогами к уплате, или формируем в нашей бухгалтерской программе платежные поручения на выплату зарплаты и уплату налогов, формируем файл для загрузки этих платежных поручений в программу Банк-клиент.

После обработки всех документов за текущий месяц и начисления зарплаты и налогов с ФОТ мы формируем книги покупок и книги продаж. Старший бухгалтер начисляет амортизацию основных средств, выполняет необходимые бухгалтерские проводки и закрывает «затратные» счета. Финансовый результат месяца готов.
Мы сообщаем клиентам текущую ситуацию с НДС и налогом на прибыль, чтобы они могли предпринять рекомендуемые нами действия для возможного снижения налоговой нагрузки по итогам текущего квартала или, наоборот, избежать убытка или НДС к возмещению.

По запросам наших клиентов мы предоставляем различную информацию, например: сверку по взаиморасчетам с контрагентами или сумму имеющейся задолженности, как правильно заполнить платежное поручение, справку о доходах НДФЛ-2 или справку для социальных органов на конкретного сотрудника, какова задолженность по зарплате, сколько денег можно снять в банке и «под что», или спрашивают, что делать с «этим» письмом из налоговой инспекции.

Все письма, которые присылают клиентам контролирующие органы, в том числе МИ ФНС, Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Роскомстат России, они направляют нам по факсу или электронной почте, наши сотрудники оперативно связываются по телефону с контактными лицами, указанными исполнителями данных писем, и готовят в ответ на требования необходимые документы или официальные письма. Указанные ответы, подписанные руководителем с печатью организации, отправляются с курьером отправителю письма.

По мере необходимости мы или клиент получаем в налоговой инспекции сверку по состоянию расчетов с бюджетом и анализируем предоставленные данные. В случае выявления ошибочно проведенных деклараций или неучтенных платежей, мы готовим и отправляем необходимые письма.

Мы всегда напоминаем нашим клиентам о сроках уплаты определенных налогов и выполнении определенных процедур. Например, 18 или 19 числа мы пишем письмо о необходимости уплатить третью часть НДС, а в середине декабря напоминаем о необходимости до 17 декабря составить и утвердить график отпусков на следующий год.

Мы регулярно рассылаем клиентам письма о существенных для них изменениях в налоговом законодательстве, чтобы они могли внести необходимые корректировки в свою текущую деятельность.

Мы всегда готовы ответить на любые вопросы наших клиентов. Вот некоторые примеры подобных вопросов.

Мы всегда готовы проконсультировать наших клиентов по налоговым последствиям планируемых ими операциям или сделкам. Если мы не можем сразу ответить на интересующий клиента вопрос, то наш юрист после изучения законодательной базы предоставит клиенту ответ на интересующий его вопрос, а при необходимости подготовит договор для данной сделки.

Если клиенту кажется, что в силу имеющей у нас компетенции мы лучше, чем он сможем объяснить его контрагенту, его позицию, то мы всегда готовы представлять его интересы.

Ну, и конечно, по окончании квартала мы готовим и отправляем всю отчетность, предусмотренную действующим законодательством.
При выявление неучтенных или ошибочно учтенных в предыдущих налоговых периодах документов или фактов хозяйственной деятельности клиента мы формируем и отправляем корректирующие налоговые декларации.

С клиентами, которым мы предоставляем исключительно услуги по сдаче налоговой, бухгалтерской и прочей отчетности, мы тоже контактируем не только в период сдачи отчетности. Даже клиенты, которые оплачивают нам только подготовку и сдачу так называемой «нулевой» отчетности, могут обращаться к нам за консультацией по вопросам начала ими хозяйственной деятельности бесплатно. Мы всегда квалифицированно отвечаем на их вопросы по налогообложению различных операций, о необходимости приобретения и использования контрольно-кассовой техники, по кадровому учету и сложностях при открытии счета в банке, а также по другим интересующим их вопросам, которые они относят к компетенции бухгалтерской службы.
Если Вы обратитесь к нам за регулярной сдачей «нулевой» отчетности, Вам не придется помнить ни о каких сроках, которые Вы можете пропустить, так как мы сами звоним нашим клиентам и напоминаем о необходимости предоставления отчетности.

Со всеми вопросами обращайтесь, пожалуйста, в отдел продаж или отдел бухгалтерских услуг по электронной почте или по телефону. Мы так же будем рады видеть Вас в нашем офисе.